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筹备一家咖啡馆需要做什么?

2019年08月11日 | 作者: 重庆百瑞斯特咖啡西点调酒学院 | 分类: 咖啡知识 | 

培训

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如何做到持续让客户满意? 这是经营咖啡店最简单又最复杂的部分。多达60%的咖啡馆和小餐饮在开业第一年就关闭了,原因包括:市场饱和、资金不足、行业经验不足和缺乏商业规划等等。

那么,作为一个咖啡店老板,你该如何规划财务上的成功呢?最常见的财务错误是什么?如何避免它们?

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在关于开店的播客中,我采访了Perfect Cube的吉姆•斯塔西夫(Jim Starcev)、马克•卡尔霍恩(Mark Calhoun)和the Keys的克里斯•德菲尼奥(Chris Deferio),听取了他们的意见。吉姆在今年3月3日至5日的纽约2019年咖啡节上通过Your Café进行一场名为《真实的数据Real Numbers》的分享,而Chris的分享会题目为《10种失去雇员的方法》。

以下是吉姆、马克和克里斯对经营一家财务健康的咖啡店的看法。

了解你的成本和利润

不要通过受欢迎程度来判断是否盈利。了解从可塔朵到短笛的咖啡相关知识是一回事,但是你知道固定成本和可变成本的区别吗?作为一个咖啡馆老板,了解成本和利润模型的进进出出将帮助你制定商业计划。

这些知识在讨论诉讼和立法、咨询会计师以及决定是否应该投资新设备或开设新网站时也很有用,最重要的是,它将帮助你挑出哪些因素你需要关注或精简,最终提高你的盈利能力。

“值得庆幸的是,当涉及到业务指标时,咖啡没有任何特殊的术语可说。”克里斯说:“这意味着你可以和别人在一个度量系统下讨论并追踪你的运营,而不需要任何翻译。”

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所以,这里有一些你应该熟悉的常见财务术语:

利润率: 销售收入超过成本的数额。在考虑增加新品时,你应该考虑材料、浪费和劳动力的成本,这样才能对产品进行定价,使所有成本都得到充分的补偿。

损益表(PNL) vs 资产负债表: 这两者都是公司定期发布的财务报表,以显示其财务健康状况。损益表是对某一特定时期内发生的收入、成本和费用进行分类的报表,资产负债表是公司在特定时间点的资产、负债和股东权益的记录。

销货成本(COGS): 指公司销售货物的直接生产成本,包括所使用材料的成本,以及所涉及的直接人工成本。

主要成本: 指产品的直接成本,包括生产过程中所涉及的材料和人工,不包括固定成本。

吉姆说: “我喜欢主要成本这个数字,因为这是你可控制的两个变量——销货成本和人工成本。”

可变成本 vs 固定成本: 固定成本通常包括租金、建筑、设备等。可变成本是指那些随产量而变化的成本。

吉姆说: “可变成本是销货成本和人工成本的总和,你的固定成本是租金和总成本。在大多数情况下,这三个因素往往决定着你的咖啡店是否盈利。”

食品成本: 制作一道菜的原材料成本占该产品收入的百分比,可以帮助你为菜单合理定价。

“这也是一种你可以追踪浪费的方法。”吉姆说:“我很清楚一件东西要花多少钱,我也知道我们卖了多少商品。如果我理想的食物成本是22%,而实际的销货成本是24%,那么2%就是浪费的部分。”

投资回报(ROI): 相对于投资金额,衡量投资产生的收益/损失的指标。

马克说: “你要确保你所做的每一个商业决定——购买一台设备、打折等等——都是值得的,以及你所花的每一分钱是否能收回投资。”

增长成本: 增长和扩张融资的成本,通常持续一段时间。

向浪费宣战

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跟踪、管理和减少浪费是财务成功的关键部分。但是,你应该关注哪些方面来减少浪费,尤其是大量易腐烂的食物,比如咖啡、牛奶,有时还包括食物?

所有的受访者都同意管理好库存很重要。克里斯表示: “你应该跟踪库存周转率,并根据你库存周转率存货。如果储藏柜的存货过多,你的现金就会被占用,而这些现金本可以用于咖啡店的其他需求。”

“库存管理方面,有很多细微差别是你必须真正理解的,尤其是所有产品的保质期多久。”吉姆补充道:“如果甜点保质期只有2天,那么一周的甜点订货就是很大的错误,咖啡保质期2周,那么2个月的存货就是问题。”

克里斯说: “记录酒吧里5磅包装的使用速度,还有零售包装的销售速度。关于补货,看看你的零售货架上的包装是否已经过期(一般来说,两周是比较好的周期)。但是如果没有用完,尝试尽快使用而不是马上定新货。”

克里斯强调说: “最糟糕的情况是,吧台里囤积咖啡时间太久,实在没法消耗,最后只能捐出去或送人。”

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此外,重要的是要平衡仓储成本、保持新鲜和精简库存成本。吉姆告诉我:“你不会想要太多的存货,除非从长远来看它能帮你节省更多的钱。”

例如,牛奶可能要收送货费。他说: “如果我付了送货费,突然发现每加仑牛奶的价格是5美元,而不是每加仑3美元,我就会突然开始想,我可以一周(而不是两周)定一次牛奶。”

认清隐形人力成本

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跟踪大部分产品的浪费相对简单,但是,那些无形或难以分离的东西会发生什么呢? 你能多大程度上追踪这些因素对利润的侵蚀? 这些隐藏的成本是什么? 你如何最大限度地减轻它们?

一些隐性成本是由于缺乏员工培训造成的,分量控制不当,成本可能会上升,随着时间的推移,即使少量的牛奶、食物和咖啡累积起来会非常庞大。

吉姆说: “通常情况下,你会让某人做一杯拿铁,他们用需要的牛奶,然后开始加热装杯,最后……剩下的两三盎司直接倒进水槽。”

克里斯补充道: “由于缺乏培训和准确性,导致咖啡调粉浪费,冲煮过量,备用咖啡过剩,餐具破损,没有跟上预防性维修设备,等等。” 他告诉我,最好的办法是训练自己和员工变得博学、细致、有目的性。

他强调: “考察一家商店的盈利能力时,员工成本是最大因素之一。培训员工需要遵循稳健的入职制度,预先投入大量资金,以便让咖啡师具备长期成功的条件。从长远来看,通过削减培训来削减成本是行不通的。”

合理安排

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优秀的员工培训对时间利用和吧台资源使用会产生巨大影响。另一个常见的罪魁祸首是人员安排过剩,克里斯开玩笑说,这是一种没那么隐形的隐性成本。

他表示:“老板们有时从来没有想过要查看轮班员工的数量,因为他们的工作流程是围绕一个特定的数字构建的。但如果数字不能证明三个人是合适的,你就需要重新调整。”

吉姆补充道: “老板往往会在(高峰)的开始和结束的时间安排过多人员。但是……如果加上前面15分钟和后面15分钟,那就是30分钟。三个人加班30分钟,加起来就是1.5个小时。如果一周内这种情况发生五次,你就会有很大的不同。”

马克还警告说,不要让你的感觉左右你在任何特定时刻的人员配置。他说:“我们经常看到这样的情况,在他们高峰之前和高峰之后,(咖啡馆经理)会让员工人数保持高水平,因为他们感到忙碌,但实际上他们并不忙碌,他们需要开始让人们回家了。”

这样做对小咖啡店的老板比较难,通常老板和咖啡师之间的关系近乎友谊,老板知道他们的员工需要收入。此外,可能还会有法律限制雇主削减合同工时。

另一方面,减少工作时间还会增加员工不满情绪的负面影响。这可能会加剧人员流动率,咖啡行业已经因员工周转速度快而闻名了。

马克和吉姆认为,解决方案是智能和预测性的调度。这使得员工能够预测忙碌和安静的时段,也使得老板能够清楚地知道咖啡师什么时候应该待得更久或更早离开。它允许更大程度的灵活性来降低隐性劳动力成本。

此外,公平的薪酬、清晰的沟通渠道,以及一种既关心员工、又鼓励员工成长的文化,都可以减少员工流动率。咖啡店空闲下来意味着吧台部分员工可以下班了。

菜单和价格管理

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不管你的咖啡店经营得有多有效率,如果你没有足够的利润空间或菜单来吸引顾客,还是会失败。

根据克里斯的说法,提供多种多样的商品选择是很重要的,但这并不意味着牺牲质量。克里斯说: “人们每天都会来这里消费一些主要产品,比如咖啡饮品、咖啡豆和茶。这些都是你的主要业务驱动力,并且需要高质量和利润。”

“不要为了取悦所有人而设计太多选择,你永远都做不到。” 克里斯建议。“保持简单和高品质。”

不过,不要把你的菜单削减得太厉害: 有附加值的产品永远都是受欢迎的,比如食物、零售商品。

克里斯认为,一般来说考虑到所有的原料成本,饮料的利润率应该在70%左右。对于零售商品,他建议一开始定价为成本的两倍,然后逐渐增加,以便从销售中获利。

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关于定价策略,吉姆和马克强调,每年小幅度提价也是非常重要的,这只是一种健康的经营方式。

“这对你失去客户几乎没有影响。大多数咖啡店害怕涨价,担心有一个顾客生气,那么所有的客人都会不满。但事实是,95%的客户可能根本没有注意到涨价。”

吉姆和马克告诉我,他们的一个客户使用了PerfectCube技术追踪: 这个客户把价格提高了5%,导致损失了1%的客户,但提价总体带来了1 300美元的额外利润。

马克说: “我们想要证明的是,即使你让1%的客户失望,他们再也不会回来了——这不一定会发生——你仍然会赚更多的钱,因为利润率就是这样运作的。我们希望人们明白,小幅提价是安全的,每年都要这么做。”

克里斯还警告不要为了吸引更多的生意而降价:“这最终会让你关门,你需要利润来维持业务和增长。为你的产品定价并保证获得足够的利润,这样可以在未来更好地为客户服务。”

关于畅销商品或季节性商品定价,马克建议,也许可以把价格上涨与促销或季节性产品联系起来。他强调,“大多数客户要么从未注意到,要么根本不在乎,因为他们明白成本会上升。”为健康的利润空间合理设计菜单和定价。

计算理想店铺面积和布局

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最后,门店布局和面积也会直接影响你的盈利能力,避免盈利瓶颈和令人沮丧的设计元素非常重要,因为这些因素会让人们离开去别的咖啡店。你的客户流程应该是直观的,从开始到结束都是无痛点的。

植入式广告也是必不可少的,零售产品需要放在引人注意的地方,让人们自然地聚拢观看,比如当他们第一次走进门店在收银台前排队的时候。

如果你有面积较大的门店,你很可能会支付更多的日常费用。门店的设计需要让你每天(至少)获得足够保证盈利的顾客数量,不仅要考虑客单价、或者客户的消费量,还要考虑您的客户的流动率。

你不会想让你的咖啡店太满而让顾客望而却步,你也不希望人流量超过人员服务水平,这可能不利于客户服务。

克里斯说: “要做到这一点,你需要知道或规划每位客户的客单价,你可以在大多数POS系统后台找到平均销售额、平均客单价和平均消费数量的报告。”

翻台率影响咖啡店的面积

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经营一家赚钱的咖啡馆不仅仅要有好的品牌、好的咖啡和良好的顾客体验,也需要仔细的计划,了解你的利润率,降低你的成本,确保真正了解你的业务,计算出你需要赚多少钱,需要提供多少服务,以及你真正需要多少库存和员工。

因为知识和计划是咖啡行业成功的关键。

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